Glossar für Recruiting und Active Sourcing

Recruiting, Active Sourcing und Co. erfinden sich ständig neu – fast täglich entdecken wir neue Trends, Tools und Practices. In diesem Glossar findest du eine verständliche Übersicht der wichtigsten Begriffe rund um Talent Acquisition.

Ob du noch ganz am Anfang stehst, Recruiting „so bisschen nebenbei“ machst oder strategisch Verantwortung trägst – hier bekommst du Klarheit, Orientierung und praktische Erklärungen, um dich im Recruiting-Alltag besser zurechtzufinden und dein internes Standing zu verbessern.

Kurz gesagt: Dieses Glossar ist dein Nachschlagewerk als Active Sourcer:in, Recruiter:in oder Head of HR. Und wer tiefer in die Themen einsteigen will, findet in den verlinkten Blogartikeln den Deep Dive.

Active Sourcing & Search

Active Sourcing

Gezielte, direkte Ansprache von passenden Kandidat:innen über Plattformen wie LinkedIn oder XING. Dazu gehören: Recherche, Kontaktaufnahme, Follow-up. Anders als beim klassischen Recruiting wartet man nicht auf Bewerbungen, sondern geht proaktiv auf Talente zu.

Sourcing Funnel

Bildlich gesprochen der „Trichter“ der Kandidat:innensuche:

Search & Ident: Suche & Identifikation passender Profile
Erstansprache: Erste Kontaktaufnahme & Kommunikation
Weiterleitung: Interessierte Kandidat:innen führen Gespräche & wechseln in den Recruitingprozess

Candidate Persona

Ein fiktives Wunschprofil eines passenden Talents. Mit der Persona an deiner Seite kannst du gezielter suchen, passgenauer anschreiben sowie Erwartungen intern abstimmen.

Boolean Search

Suchlogik mit Befehlen wie AND, OR, NOT. Beispiel: Projektmanager AND (IT OR Software) NOT Praktikum. Damit lassen sich gezielter passende Profile finden, ohne auf die Suchfilter angewiesen zu sein.

X-Ray Search

Methode, um mit Google gezielt nach Profilen auf bestimmten Seiten zu suchen. Beispiel: site:linkedin.com/in „Marketing Manager“ Hamburg.

Passive Kandidat:innen

Personen, die nicht aktiv auf Jobsuche sind, aber für ein gutes Angebot offen wären. Active Sourcing zielt oft genau auf sie ab.

Erstansprache

Die erste Nachricht im Active Sourcing-Prozess. Sie sollte kurz, relevant und individuell sein. Ziel: Interesse wecken für ein Gespräch.

Kommunikation & Candidate Experience

Candidate Journey

Gesamter Weg der Bewerber:innen oder Kandidat:innen vom Erstkontakt bis zum Onboarding. Jeder Touchpoint zählt: vom LinkedIn-Profil über Gespräche bis zum Onboarding.

Candidate Experience

Wie erlebt eine Person die Candidate Journey? Schnelle Reaktion, ehrliches Feedback, klare Kommunikation sorgen für eine positive Candidate Experience.

Hiring Manager Briefing

Abstimmung zwischen Recruiting und Fachbereich zu Beginn der Suche. Ziel: Klarheit über Wunschprofil, Aufgaben, Must-haves & Nice-to-haves.

Cultural Fit

Wie gut passt ein Kandidat ins Team, zur Unternehmenskultur, zu Werten & Arbeitsweise? Oft wichtiger als fachliche Qualifikation.

Preboarding/Onboarding

Preboarding = Zeit zwischen Vertragsunterschrift und Start. Onboarding = Die ersten Wochen im neuen Job. Ziel: Schnell eingewöhnen, Verbindung stärken, Fluktuation vermeiden.

Recruiter Brand

Menschen wollen mit Menschen agieren, weniger mit Unternehmen. Du als Recruiter:in machst einen wesentlichen Faktor im Recruiting-Prozess aus. Deshalb kann es von großem Vorteil sein, deine Recruiter Brand wirksam und nachhaltig zu definieren und zu kommunizieren.

Kennzahlen & Erfolgsmessung

Recruiting KPIs

Es macht mehr als Sinn, relevante Kennzahlen zu tracken und – mehr als sinnvoll – Maßnahmen daraus abzuleiten.

Time-to-Hire: Wie lange benötigt ihr von Stellenfreigabe bis Vertragsunterschrift?
Cost-per-Hire: Wie viel kostet euch eine Neueinstellung?
Quality of Hire: Wie ist die Qualität der eingestellten Person (z. B. Performance nach 6 Monaten)?

Active Sourcing KPIs

Typische Kennzahlen können sein:

Rückmeldequote/Response Rate: Wie viele der kontaktierten Kandidat:innen reagieren auf deine Nachricht?
Positive Response Rate: Wie viele der kontaktierten Kandidat:innen haben Interesse?
Quality of Source: Über welche Kanäle findest du passende Talente?

Response Rate

Antwortquote auf Anfragen im Active Sourcing. Beispiel: Bei 100 Kontaktversuchen antworten 20 = 20% Response Rate. Gute Texte, klare Jobinfos und ein starker Absender verbessern sie.

Time-to-Interview

Die Zeit zwischen Bewerbung und erstem Gespräch zeigt, wie reaktionsschnell euer Prozess ist.

Cost of Vacancy

Wie viel kostet es, die Stelle unbesetzt zu lassen? Diese Kennzahl kannst du gut zur Argumentation nutzen, um die Wichtigkeit von Recruiting darzustellen. Weg von „Wir suchen mal…“ – hin zu „Wir verlieren hier gerade richtig Geld!“

Prozesse & Tools

Talent Pool

Sammlung vielversprechender Kandidat:innen, die (noch) nicht eingestellt wurden. Wichtig für künftige Suchen. Regelmäßig pflegen, bespaßen und kontaktieren!

ATS (Applicant Tracking System)

Tool zur Verwaltung von Bewerbungen, Kommunikation, Stellenanzeigen etc. Vergleichbar mit einem CRM, aber für Bewerbungen.

Sourcing-Tools

z. B. LinkedIn Recruiter, XING TalentManager. Sie erleichtern die Suche, Ansprache und das Kandidaten-Management.

KI im Recruiting

Screening, Matching, Chatbots, Texterstellung – arbeite effizienter und widme dich wieder wichtigeren Aufgaben: den Menschen hinter dem Lebenslauf.

Automatisierung im Recruiting

Sag den ungeliebten Admin-Aufgaben Goodbye! Zum Beispiel mit automatisierten To Do-Listen, Terminkoordination, Screenings. Spart Zeit, braucht aber menschliches Feingefühl.

API-Schnittstellen

Eine technische Verbindungen zwischen Tools (z. B. zwischen ATS und Kalender) erleichtert den Datenaustausch, verringert Fehler und beschleunigt Prozesse.

Inbound/Outbound Recruiting

Nehmen wir alle möglichen Wege, Talente als neue Kolleg:innen zu gewinnen, können wir in Inbound und Outbound Recruiting-Maßnahmen unterscheiden. Beim Inbound Recruiting kommt das Talent direkt auf das Unternehmen zu, z. B. durch die klassische Stellenanzeige. Beim Outbound Recruiting geht das Unternehmen auf die Personen zu, z. B. durch Active Sourcing.

Outsourcing & Kosten

Recruiting Outsourcing

Recruiting Outsourcing ist eine Möglichkeit für Unternehmen, alle oder einzelne Recruiting-Prozesse an externe Dienstleister auzuslagern.

Personaldienstleister

Personaldienstleister unterstützen Unternehmen bei der Personalsuche und -vermittlung, bieten dabei jedoch meist standardisierte Lösungen an. Können neben Vermittlungen für Festanstellungen auch Arbeitnehmerüberlassung oder Zeitarbeit anbieten.

Headhunting

Headhunter:innen sind meist auf die gezielte Direktansprache von Führungskräften oder Spezialist:innen spezialisiert – insbesondere bei schwer zu besetzenden Positionen oder im Executive Search.

Erfolgshonorar

Die meisten Dienstleister arbeiten mit einem Honorar, das nur bei erfolgreicher Vermittlung fällig wird. Wenn kein passendes Talent auftaucht, zahlst du demnach nicht. Doch das hat auch Nachteile: Die Arbeit sich negativ auf deine Employer Brand auswirken, denn der Fit rückt dabei eher in den Hintergrund.

Suchauftrag/Mandat

Formeller Auftrag an eine externe Agentur. Dieser regelt: Was wird gesucht? Welche Leistungen? Welche Exklusivität? Wer spricht die Kandidat:innen an?

SLA (Service Level Agreement)

SLAs im Recruiting sind verbindliche Absprachen über Reaktionszeiten, Verantwortlichkeiten und Abläufe zwischen Recruiting-Team und Fachbereichen bzw. Recruiting-Partner und Kund:innen – also quasi ein Vertrag über die Zusammenarbeit.

Wissen wird mehr, wenn man es teilt

Dieses Glossar soll dir helfen, Klarheit im Recruiting-Dschungel zu bekommen, sicherer im Alltag zu handeln und intern professionell zu argumentieren.

Nutze es gern als lebendiges Nachschlagewerk – teile es mit deinen Kolleg:innen und wenn euch etwas fehlt, teile dein Feedback mit uns. Denn Recruiting und Active Sourcing wird besser, wenn wir es gemeinsam verstehen und gestalten.