KPIs im Active Sourcing

So werden deine Recruiting-Maßnahmen messbar und erfolgreich

Active Sourcing ist ein wichtiger Bestandteil einer erfolgreichen Recruiting-Strategie – theoretisch. In den Unternehmen strugglen viele Active Sourcer:innen noch mit Vorurteilen, Ressourcenkämpfen und fehlender Wertschätzung für ihre Arbeit. Und genau hierbei können dir KPIs helfen. Wie?

KPIs machen deine Leistung messbar, helfen dir damit, deinen Impact im Unternehmen zu beweisen. Lass uns gemeinsam herausfinden, wie du mit den richtigen KPIs dein Active Sourcing auf ein neues Level hebst.

Rahmenbedingungen: Die Basis für valide Daten

Bevor wir uns kopfüber in die Kennzahlen stürzen, werfen wir einen Blick auf die Rahmenbedingungen. Denn KPIs sind nur so gut wie die Daten, auf denen sie basieren.

1. Technologische Infrastruktur

Moderne Tools wie der LinkedIn Recruiter oder XING TalentManager erleichtern dir die Datenerfassung und Analyse. Hast du diese nicht im Einsatz, wird die Messung schnell zur manuellen und damit fehleranfälligen Angelegenheit.

2. Ressourcen & Zeit

Ein realistisches Zeitmanagement ist entscheidend, um aussagekräftige Kennzahlen zu gewährleisten. Warum? Ohne ausreichend Zeit für die Vorbereitung und die Ansprache leidet die Qualität deiner Arbeit.

3. Sourcing Personas

„Shit in – Shit out“ gilt auch im Recruiting. Klare Zielgruppenprofile, abgestimmt mit den Fachbereichen, sind der Schlüssel zu hochwertigen Ergebnissen.

4. Zusammenarbeit

Wie eng ist der Austausch mit den Fachbereichen? Werden Erwartungen klar definiert? Eine enge Abstimmung verbessert deine Kennzahlen.

5. Employer Branding

Wie attraktiv ist deine Arbeitgebermarke? Überzeugt das Projekt Kandidat:innen? Eine attraktive Arbeitgebermarke beeinflussen deine KPIs positiv.

6.  Standort, Branche und Zielgruppe

Gibt es Besonderheiten in der Region oder Branche? Sind Zielgruppen digital affin? Standort und Branche beeinflussen deine Kennzahlen.

Die wichtigsten KPIs im Überblick

Okay, let’s go! Welche KPIs helfen dir nun, deinen Erfolg nicht nur sichtbar, sondern auch steuerbar zu machen. Hier sind die wichtigsten Kennzahlen für dein Active Sourcing.

1. Rückmeldequote (Response Rate)

Formel:

Response Rate = (Rückmeldungen / Gesendete Ansprachen) × 100

Beispiel:

Du hast 200 Kandidat:innen angeschrieben und 50 Rückmeldungen erhalten. Die Rücklaufquote beträgt: 50 / 200 × 100 = 25 %

Aussage:

Die Rücklaufquote misst die Effektivität deiner Ansprache und gibt an, wie viele der kontaktierten Kandidat:innen auf deine Nachricht reagieren. Eine niedrige Rücklaufquote kann auf verschiedene Ursachen hinweisen:

• Unattraktive Inhalte: Sind deine Nachrichten individuell, prägnant und relevant für die Zielgruppe?
• Falsche Zielgruppenansprache: Werden die richtigen Talente adressiert?
• Ungünstiges Timing: Wurden die Nachrichten zu Zeiten verschickt, in denen Kandidat:innen weniger aktiv sind (z. B. Wochenenden oder am späten Abend)?

Optimierungsmaßnahmen:

• Teste verschiedene Nachrichtenvorlagen gegeneinander und vergleiche deren Wirkung.
• Experimentiere mit unterschiedlichen Sendezeiten.
• Verfasse deine Ansprachen zielgruppengerecht, um Nachrichten ansprechender zu gestalten.

2. Absagegründe

Dokumentiere die häufigsten Gründe für Absagen deiner Kandidat:innen. Spricht die ausgeschriebene Position oder das Unternehmen die Kandidat:innen nicht an? Oder entspricht die Vergütung nicht den Erwartungen der Zielgruppe?

Aussage:

Die Analyse der Absagegründe hilft dir, Hürden im Recruitingprozess zu identifizieren und gezielt gegenzusteuern. Häufige Ableitungen:

• Unrealistische Gehalts- oder Anforderungsvorstellungen: Werden die Erwartungen von beiden Seiten klar kommuniziert?
• Fehlender Fit: Ist die Ansprache ausreichend personalisiert und auf die Bedürfnisse der Zielgruppe abgestimmt?
• Zu allgemeine Inhalte: Sind die Vorteile der Position und des Unternehmens klar herausgestellt?

Optimierungsmaßnahmen:

• Stelle Rückfragen, um die Gründe für Absagen besser zu verstehen.
• Passe die Ansprache, Stellenausschreibungen und Benefits gezielt an die Bedürfnisse der Kandidat:innen an.
• Vermeide generische Botschaften und fokussiere dich auf personalisierte, relevante Inhalte.

3. Conversion Rate im Recruiting-Funnel

Formel:

Conversion Rate = (Kandidat:innen im nächsten Schritt / Gesamtzahl der kontaktierten Kandidat:innen) × 100

(Alternativ kannst du die Dauer zwischen den einzelnen Schritten auch als Zeit messen, um eure Effizienz und Prozesse zu challengen.)

Beispiel:

Von 50 kontaktierten Kandidat:innen treten 10 in die nächste Phase (z. B. Interviews) ein. Die Conversion Rate beträgt: 10 / 50 × 100 = 20 %

Aussage:

Die Conversion Rate zeigt, wie gut dein Funnel funktioniert und wie viele Kandidat:innen von einem Schritt zum nächsten wechseln. Deine Conversion Rate scheint niedrig? Wirf einen Blick auf folgende Bedingungen:

• Unklare Anforderungen: Passen die angesprochenen Talente wirklich zu den Jobanforderungen?
• Fehlende Qualifikationen: Sind die Anforderungen der Position in der Kommunikation deutlich genug beschrieben?
• Schwächen im Recruitingprozess: Werden geeignete Talente durch unnötig komplizierte oder lange Prozesse abgeschreckt?

Optimierungsmaßnahmen:

• Stelle sicher, dass deine Sourcing Personas präzise definiert sind.
• Optimiere die Darstellung der Stellenanforderungen in den Erstkontakten.
• Reduziere Hindernisse im Recruitingprozess, z. B. durch vereinfachte Abläufe.

4. Cost-per-Hire im Active Sourcing

Formel:

Cost-per-Hire = Gesamtkosten des Sourcings / Anzahl der erfolgreichen Einstellungen

Beispiel:

Die Gesamtkosten für LinkedIn-Lizenzen, Tools und Arbeitszeit betragen 10.000 € und du hast 5 Einstellungen erreicht. Der Cost-per-Hire beträgt: 10.000 / 5 = 2.000  €

Aussage:

Diese Kennzahl zeigt die Wirtschaftlichkeit deiner Sourcing-Maßnahmen. Ein hoher Wert deutet darauf hin, dass entweder die Kosten zu hoch oder die Einstellungen zu gering sind.

Optimierungsmaßnahmen:

• Vergleiche die Effektivität unterschiedlicher Tools und Lizenzen.
• Analysiere ineffiziente Schritte im Prozess und verändere sie.
• Nutze Automatisierungen, um Kosten zu reduzieren.

5. Time-to-Hire

Formel:

Time-to-Fill = Dauer vom Start der Suche bis zum ersten Arbeitstag in der Position

Beispiel:

Vom Start der Suche bis zur Einstellung vergehen 90 Tage.

Aussage:

Diese Kennzahl misst die Geschwindigkeit deines Recruiting-Prozesses. Lange Zeiten können deuten auf:

• Komplexe Prozesse: Werden Kandidat:innen unnötig lange auf Feedback warten gelassen?
• Schwierige Zielgruppen: Ist der Talentpool für die Rolle begrenzt?

Optimierungsmaßnahmen:

• Verkürze Feedback- und Entscheidungszeiten.
• Schaffe Transparenz für Kandidat:innen über den Prozess.

6. Diversity-Ratio

Formel:

Diversity-Ratio = (Talente aus unterrepräsentierten Gruppen / Gesamttalente) × 100

Beispiel:

10 von 50 Kandidat:innen gehören unterrepräsentierten Gruppen an. Die Diversity-Ratio beträgt 20 %.

Aussage:

Die Diversity-Ratio zeigt, wie gut dein Active Sourcing diverse Kandidat:innen erreicht.

Optimierungsmaßnahmen:

• Setze auf diverse Plattformen, Netzwerke und Gruppen.
• Vermeide unbewusste Bias durch strukturierte Prozesse.
• Hol dir in unserem Blog-Beitrag zum Thema mehr Tipps und Hacks als Inspo.

7. Kandidatenqualität (Quality-of-Hire)

Formel:

Performance-Bewertung der eingestellten Kandidat:innen durch Fachbereiche oder andere Erfolgskriterien.

Aussage:

Die Quality-of-Hire misst den langfristigen Erfolg des Active Sourcings. Sie zeigt, ob die eingestellten Talente die Erwartungen erfüllen und zum Unternehmenserfolg beitragen.

Optimierungsmaßnahmen:

• Verbessere die Abstimmung zwischen Active Sourcer:innen und Fachabteilungen.
• Überarbeite Sourcing Personas basierend auf bisherigen Erfahrungen.
• Implementiere regelmäßige Performance-Bewertungen für eingestellte Talente.

Active Sourcing datengetrieben gestalten

KPIs sind mehr als nur Zahlen – sie sind deine Helferlein, um zu wachsen und dein Standing im Unternehmen zu festigen. Doch wie setzt du sie konkret ein?

• Prioritäten setzen: Analysiere, welche KPIs am meisten Optimierungspotenzial haben.
• Automatisierung nutzen: Tools wie CRM-Systeme können die Datenerhebung und Analyse erheblich erleichtern.
• Regelmäßige Reviews: Überprüfe und passe deine KPIs an veränderte Rahmenbedingungen an.
• Und am wichtigsten: Setze die möglichen Optimierungsmaßnahmen auch um 😉

Fazit: Dein Plan für datengetriebenen Recruiting-Erfolg

Active Sourcing ohne KPIs ist wie Autofahren ohne Navi – du kommst nur mit viel Glück und Zufall ans Ziel. Die richtige Auswahl und Interpretation von KPIs gibt dir nicht nur Kontrolle über deine Prozesse, sondern auch eine starke Argumentationsgrundlage gegenüber Führungskräften und Fachbereichen. Nutze KPIs, um datengetrieben, strategisch und zukunftsorientiert zu arbeiten.