Remote Recruiting & Onboarding
Part I: Remote Recruiting
Was vor 2020 eher die Seltenheit war, dann zeitweise zur Pflicht wurde, ist heute für viele Arbeitnehmer:innen Voraussetzung für einen attraktiven Arbeitsplatz: Die Möglichkeit zur Remote Arbeit.
Getreu unserem Leitbild #HumanizingDigitalHR möchten wir neben den digitalen Möglichkeiten und technischen Lösungen für Remote Recruiting und Remote Onboarding den Menschen in den Fokus rücken. Was braucht es, damit Bewerbende sich im Recruitingprozess ausreichend über Werte und ihr potenzielles neues Team abgeholt fühlen? Was braucht es, damit sich der/die neue Kolleg:in während der Onboardingzeit wohl und abgeholt fühlt, sich gut in’s Team integrieren kann?
Darüber durfte ich mit Eva Stock sprechen. Eva ist Chief People & Marketing Officer bei compace, Bloggerin auf HRisnotacrime.com, Podcasterin in ihrer Show insight:HR, Mitinitiatorin von #HRespect sowie Autorin des Buches HR True Story – und mit ihrem Mindset und ihrem Tatendrang zur Veränderung ein großes Vorbild, sicherlich nicht nur für mich, sondern auch für viele andere in der HR-Welt. Eva hat also jede Menge Geschichten aus dem Alltag im HR zu erzählen. Und ich freu mich riesig, dass sie mit mir über die Möglichkeiten und Notwendigkeiten im Remote Recruiting und Onboarding gesprochen hat.
Was bedeutet für dich Remote Recruiting?
Laura:
Liebe Eva, schön, dass du mit mir gemeinsam die wichtigsten Punkte für unsere Leser:innen zusammenfasst, die sie während des Recruitingprozesses bis zum Onboarding für eine reibungslose Candidate Experience umgestalten können. In deinem aktuellen Blog-Artikel sprichst du unter anderem über deine Erfahrungen im Remote Onboarding und wie du diese Situation erlebt hast.
Was bedeutet für dich Remote Recruiting? Geht’s dabei ausschließlich um Video-Interviews statt Kennenlernterminen vor Ort? Kann ich dann gleich auf zeitversetzte Video-Bewerbungen switchen? Was hältst Du von Online Assessments?
Eva:
Viele Fragen auf einmal, zu denen man sicherlich schon ein eigenes Buch schreiben könnte. Grundsätzlich denke ich schon, dass man ein Remote Recruiting auch remote gestalten sollte. Sonst würde es ja dem Namen nicht gerecht. Wenn es Büroräume und einen Vor-Ort-Arbeitsplatz gibt und sich das Kandidat*innen wünschen, spricht auch nichts dagegen, einen Besuch vor Ort stattfinden zu lassen. Aber erstmal sollten die Schritte des Remote Recruitings so gestaltet sein, dass sie online funktionieren. Ich persönlich halte eher wenig von zeitversetzten Interviews, weil das für viele eine Hürde darstellt – aber auch hier gilt: Kommt ganz auf die Zielgruppe an und das, was man erreichen möchte. Bei zeitversetzten Interviews nehme ich mir als Recruiter*in den Zauber des ersten Kontakts. Ich habe bei dieser Art von Interviews als Recruiter*in oft schon die perfekte Antwort im Kopf – und die sollte dann der/die Kandidat*in auch liefern. Oder im Bestfall toppen.
Bei zeitversetzten Interviews setzt man aus meiner Sicht den/die Kandidat*in unter Druck, die möglichst tollste und coolste Antwort zu formulieren, statt spontan zu sein und auf Rückfragen zu reagieren. Ich habe mal so ein Frage-Antwort-Spiel per Video in einem anderen Kontext gemacht und…ohman…war das anstrengend. Und wenn man dann noch eitel ist…mal sitzt das Shirt nicht richtig, mal hupt draußen ein Auto und der Ton passt dann nicht mehr…
Aber auch bei dem Thema zeitversetzte Interviews gilt: Wenn es passend zur Bewerbendengruppe gemacht ist und es für das Unternehmen funktioniert – why not?!
Bei comspace setzen wir auf den schnellen ersten persönlichen Kontakt. Und sehr schnell findet dann bei uns auch das Kennenlernen mit dem Team und der Peergroup statt. Für uns ist auch das “Softe” wichtig – also ob die “Chemie” stimmt (bspw. die Sicht auf Zusammenarbeit und Rahmenbedingungen), die es braucht für eine langfristige Zusammenarbeit. Klar, als Entwickler*in solltest du deine Programmiersprachen auf dem Level beherrschen, auf der du sie uns anbietest. Aber ob und wie es fachlich passt, finden wir bei einem “Schnuppertag” raus . Das allererste Kennenlernen ist wirklich erstmal sehr entspannt. Der “Schnuppertag” sind dann ein paar intensive Stunden mit Teamlead und Team – meist remote – nach denen wir uns von beiden Seiten sicher sein können: Das können wir uns gut zusammen vorstellen! Bei solchen Verfahren müssen wir natürlich in Kauf nehmen, dass das auch nicht alle Kandidat*innen gleichermaßen super finden. Auf der anderen Seite hat sich das Verfahren für uns bisher bewährt und auch die Kandidat*innen melden das positiv zurück. Wir haben eine sehr lange Bleibedauer im Unternehmen, also scheinen wir ja bei der Auswahl was richtig zu machen. Aber grundsätzlich ist es wichtig, schnell und flexibel im ganzen Prozess zu sein. “One size fits all” ist schon lange vorbei.
Ich bin aber auch immer dafür, neue Dinge auszutesten und mit meiner neuen Kollegin Rimma haben wir eine Recruiting-Expertin für uns gewonnen, die auch gerne Dinge verändert und in die Reihe bringt. Und da sind wir bei der Sache: Egal, was du für dein Unternehmen, deine Stelle, deine Zielgruppe passend findest – wenn dein Recruiting-Prozess nicht ordentlich definiert ist, dann bringen die wildesten Ideen nichts. Die Kandidat*innen erwarten heute schnelle und umfassende Kommunikation und da sind stringente Prozesse wichtig. Und in Sachen Prozesse ist in jedem Unternehmen Luft nach oben, da darf man sich nicht ausruhen.
L: Wie kann ich den Bewerber:innen im Prozess meinen Teamspirit mitgeben? Wie kann das ganze Team und ihr Gegenüber sich ungezwungen vorstellen, ohne dafür fünf einzelne Kennenlerngespräche zu organisieren?
E: Gerade remote ist das ja so eine Sache: Ich kann wirklich empfehlen, eine “bunte Truppe” zusammenzustellen, auf die der/die Bewerbende in den Gesprächen trifft. Oft ist es ja zunächst der/die Recruiter*in, dann geht’s weiter zum Hiring Manager und dann zum “restlichen” Team. Wir binden grundsätzlich sehr schnell weitere Teammitglieder in den Prozess ein. Bisher wurde uns das auch als sehr wertvoll von den Bewerber*innen gespiegelt, weil man dadurch schnell die Dynamik im Team spüren kann. Bei uns ähnelt das eher einem gleichberechtigten Miteinander als einem klar hierarchischen Prinzip. Bedenken und Einwände von Teammitgliedern nach einem Interview werden genauso ernst behandelt und diskutiert wie wenn diese von dem/der Hiring Manager*in kommen.
Es geht bei uns aber auch immer um Austausch und Dialog und ich finde, die Expertise eines/einer erfahrenen Recruiter*in ist immens wichtig für gute Prozesse. Davon profitiert das Unternehmen genauso wie die Bewerber*innen.
Ich warne immer davor, Recruiting-Prozesse zu einer Art Religion hochstilisieren: Es gibt nie den/die PERFEKTE Bewerber*in, die man NUR mit diesem einen Bewerbungsprozess bekommt. Genauso wie Unternehmen und Jobs nie perfekt sein können. Ein bisschen mehr Realismus hilft einem dabei, kluge und ausgewogene Entscheidungen zu treffen – egal auf welcher Seite der Bewerbung man sitzt.
Vor Ort ist unser Prozess in der Vergangenheit genauso abgelaufen, wie wir ihn nun remote abbilden. Wenn der oder die Kandidat*in auch in der Nähe unseres Hauptsitzes in Bielefeld wohnt, wird dann auch eben mal zum Teamabend eingeladen oder zur Office-Führung. Ich bin da in meiner Position auch gar nicht so eingebunden, da vertraue ich den Kolleg*innen aus den Fachbereichen. Überhaupt ist es eben bei uns das Thema Recruiting kein exklusives “HR-Ding” – ich kann nicht mehr zählen, wie oft Kolleg*innen bereits Multiplikator*innen waren und auch unser Geschäftsführer Andi hat einen unfassbaren Schatz an potenziellen Kandidat*innen und Kontakten. Egal ob Verwandtschaft, Nachbarn oder Leute, die man mal auf einer Zugfahrt durch Zufall kennengelernt hat – heutzutage muss alles möglich sein. Und wir können als Unternehmen dankbar für soviel Engagement der Kolleg*innen sein.
L: Mir persönlich ist ja die Atmosphäre im Büro super wichtig, ich muss mich wohl fühlen. Natürlich sind aber auch viel pragmatischere Dinge relevant, z. B. die Qualität der Büromöbel. Wie kann ich den Flair vor Ort transportieren und damit punkten?
E: Naja, also es geht ja nix über die Haptik, ne. Man kann mal über den Bildschirm auf kurzem Dienstweg ein bisschen das Büro zeigen, aber ganz ehrlich, ich muss auch sagen: Bei uns hat das Thema Büro einen anderen Stellenwert bekommen. Uns ist wichtig, dass es sauber, ordentlich und liebevoll mit Gadgets wie Themen-Frühstücke oder Leckereien ausgestattet ist. Aber so richtig spannend ist ein Büro nunmal erst durch die Kolleg*innen – und die profitieren bei comspace von unserer work-from-anywhere-Policy. Die überwiegende Mehrheit der Kolleg*innen bei uns möchte von zu Hause aus arbeiten. Einige kommen sehr gerne ins Büro, aber öfter ins Büro zu kommen setzt natürlich voraus, dass man in der Umgebung wohnt. Dadurch, dass wir durch #workfromanywhere nicht mehr alle in Bielefeld und Umgebung wohnen, ist das Büro eher zu einem Projekttool geworden. Ein Ort, an dem man zusammenkommt zu besonderen Gelegenheiten, was aber auch immer offen steht – und so stellen wir es Bewerber*innen auch vor. Wir haben tolle Räume und eine grandiose Dachterrasse.
Besondere Anlässe sind bei uns z. B. unser internes Barcamp “Open Space” oder wenn die Teams das individuell beschließen. Auch über den Feierabend hinaus gibt es Treffen von Gruppen und Menschen in unserem Bürogebäude.
Als Geschäftsleitung mischen wir uns sehr wenig in die tatsächliche Ausgestaltung der Arbeit ein. Also sowas wie “jeden Mittwoch ist jetzt wieder Bürotag” gibt es bei uns nicht. Das finde ich auch sehr wichtig, dass gerade neue Kolleg*innen schnell wissen, dass das ernst gemeint ist. Gerade wenn man – wie ich selbst – weit weg wohnt vom Office, will man sichergehen, dass es sich das Unternehmen nicht nächsten Monat wieder anders überlegt. Da bin ich als remote-Geschäftsleiterin auch ein Signal für das Selbstverständnis des Unternehmens.
L: Was empfiehlst du, wie bereite ich das Material, das ich (mehr) vorzeigen muss, auf? Teamfotos, -videos, Einblicke in den Arbeitsort?
E: Bei comspace haben wir kein aktuelles “Werbevideo”. Das letzte ist 3 Jahre alt und zeigt das Arbeiten vor #workfromanywhere. Ein schönes Office-Video ist natürlich toll, aber ich glaube, es geht am Ende darum, mehr über die Menschen zu erfahren, die die Unternehmenskultur gestalten. Ein tolles Büro kann ein schönes Benefit sein, klar, aber für unsere Bewerbenden ist es meistens das wirklich letzte Glied in der Entscheidungskette oder spielt gar keine Rolle, wenn man halt eh remote arbeitet die meiste Zeit.
Wir stellen daher mittlerweile auf unserer Jobseite Kolleg*innen in kleinen Interviews vor. Das gibt einen guten Einblick, wie wir ticken als Organisation. Als comspace lassen wir sehr viel Individualität zu. Es fängt bei den Arbeitsstunden an, die man frei verhandeln kann und hört bei unterschiedlichen Meinungen und Sichtweisen auf Arbeits- und Gesellschaftsthemen auf. Wir sind ein durchaus politisches Unternehmen. Das heißt nicht nur, dass wir uns für demokratische Grundwerte aussprechen. Es heißt auch, dass wir diese vielleicht manchmal intern auch mehr leben als andere Unternehmen. Den Kolleg*innen bei comspace scheint das oft gar nicht so bewusst zu sein, dass sie ein wirklich besonderer Haufen an Menschen in einem ungewöhnlichen Arbeitsumfeld sind. Ich habe ja nun wirklich schon viele Unternehmen mit den dazugehörigen Kulturen kennengelernt, aber comspace ist für mich wirklich besonders. Diesen Spirit gut in Bewegtbild einzufangen gelingt vermutlich ohnehin nicht und entspricht irgendwie auch nicht unserem Spirit. Allerdings kann man bei uns als „Interne*r“ dann schon auf Videos und allerlei Spaß zugreifen. Wir wollen aber nicht alles davon auf „externe Tauglichkeit“ trimmen. Z. B. zeigen Kolleg*innen ihr Zuhause und andere private Details im Rahmen von #workfromanywhere-Videotagebüchern. Intern sind wir also durchaus auch videoaffin, nach außen nimmt man uns aber vor allem durch Expert*innen-Videos auf unserem YouTube-Kanal comspace TV wahr.
Für andere Unternehmen kann das aber wiederum auch anders aussehen, daher finde ich wichtig zu sagen: Mach das, was zu dir passt und zwinge dir nichts auf als Unternehmen, was sich nicht gut anfühlt. Wenn alle angestrengt in Kameras grinsen und alles künstlich gestellt aussieht, hat keine Seite was gewonnen. Dann sollte man das lieber lassen.
L: Welche Skills sind für Recruiter:innen durch Remote Recruiting neu dazugekommen?
E: Frustrationstoleranz. Ich hab schon das Gefühl, dass mehr Bewerber*innen nicht zu Gesprächen auftauchen oder nach dem Bewerbungseingang komplett abtauchen.
Desweiteren empfinde ich diese ständige Onlinecalls auch als anstrengender in Sachen Begeisterung und Emotionen zu transportieren. Ich persönlich habe immer das Gefühl, es kostet 3x so viel Kraft, Energie oder ein Gefühl per Videocall zu transportieren, als im Face-to-face-Umgang. Und in remote Bewerbungsverfahren möchte man ja trotzdem auch gucken, ob es passt. Das gegenseitige Beschnuppern wird nicht selten von Ton- und Videoproblemen gestört. Ich kann mir also vorstellen, dass die Recruiter*innen wahrscheinlich auch zwischendurch mehr Pausen brauchen. Ich rekrutiere aber selbst gar nicht mehr, daher lass ich hier gern, Rimma, unsere Recruiterin, ergänzen. Rimma, was sagst du? Hast du noch was zu ergänzen?
Hallo Eva, erst mal vielen lieben Dank für die Erwähnung! 🫶🏽
Definitiv Networking & Active Sourcing Skills, Ausdauer, Kreativität, und eine höhere intrinsische Motivation. Post & Pray war gestern, somit müssen sich Recruiter*innen heutzutage kreative und außergewöhnliche Wege einfallen lassen, um an ihre gewünschte Zielgruppe zu kommen. Es geht immer mehr darum, eine langfristige Beziehung zu den richtigen Kandidat*innen aufzubauen, um diese bei einem beruflichen Veränderungswunsch für das eigene Unternehmen gewinnen zu können. Das geht nur, wenn man die Bedürfnisse und Wünsche kennt. Man sollte also ehrliches Interesse an den Menschen mitbringen und fähig sein, zwischenmenschliche Beziehungen aufzubauen. Den*die richtige*n Kandidat*in für sich zu gewinnen, kann teilweise sehr lange dauern, daher ist eine höhere intrinsische Motivation schon sehr hilfreich…denn so geht die Freude am Recruiting auch nicht verloren.
Zudem sind Social-Media-Affinität, Online-Marketing-Knowhow und ein Employer Branding-Bewusstsein aus dem heutigen Recruiting nicht mehr wegzudenken.
Alles gehört für mich zusammen und wirkt sich positiv oder negativ aufeinander aus – je nachdem wie man die Prozesse gestaltet. Man kommt um Social Media bzw. Business Plattformen, z. B. LinkedIn, nicht mehr herum. Man sollte heutzutage als Recruiter*in und als Organisation digital präsent sein, wissen, wie man die Zielgruppe erreicht und die Online-Marketing Aktivitäten danach ausrichten. Optimalerweise gibt es ein Employer Branding Konzept, welches ganzheitlich gedacht und vor allem authentisch ist, d. h. dass die Kandidat*innen nach Einstellung auch genau das erleben, was ihnen vorher im Bewerbungsprozess versprochen wurde.
L: Weniger Administration bedeutet auch immer mehr Zeit für Menschlichkeit: Hast Du Tool Tipps für uns?
E: Ich habe leider keinen Partner-Vertrag mit einem Unternehmen, daher mache ich hier jetzt keine gratis Werbung, aber meine DMs sind für Sponsorings und Anfragen offen, hehe!
Und jetzt im Ernst: Ich finde Tool-Empfehlungen immer schwierig, weil ich auch weiß: Jedes Unternehmen hat andere Bedürfnisse. Und leider manchmal auch zu wenig Budget, um wirklich etwas zu reißen mit der neuesten Software.
Ich habe schon mit vielen Tools gearbeitet. Sie scheitern immer an den selben Stellen: Dass sie im Product-Team niemandem aus dem HR-Bereich sitzen haben. Damit könnte bei 90% der brandneuen Tools so viel Ärger für die ersten Nutzerkohorten erspart werden. Also um mich mal an die SaaS-Unternehmen zu wenden: Bitte spart daran nicht und baut euch schnell eine enge Bande mit euren ersten Nutzer*innen auf, die Lust haben, das System zu verbessern!
Mein Super-Tipp für Personaler*innen ist immer: So ein kleiner Schnack mit einer Person aus der Unternehmens-Referenzliste von der Webseite finde ich immer sehr hilfreich. Nichts schlägt den Praxisblick!
Kauft nicht komplett blind und denkt auch immer den Datenschutz mit. Bei comspace nehmen wir das sehr ernst und dadurch entfallen eigentlich gut 80% der Tools am Markt. Ich finde aber gerade im Bereich Recruiting und HR sollte der Schutz der persönlichen Daten von Mitarbeitenden und Bewerbenden an erster Stelle stehen.
L: Vielen lieben Dank, Eva. Ich bin mir fast sicher, dass das für die einen oder anderen Leser:innen erst Mal ein gutes Arbeitspaket ist. Deshalb lassen wir Euch erst Mal die ersten Eindrücke und Inspirationen von Eva und Rimma verdauen und Euer Remote Recruiting auf das nächste Level heben. Im neuen Jahr starten wir dann mit dem nächsten Step: Remote Onboarding. Ich freu mich riesig drauf!