Interview mit Eva Stock – Remote Onboarding

Remote Recruiting & Onboarding

Part II: Remote Onboarding

Habt Ihr Euren Remote Recruiting-Prozess im letzten Jahr noch glattgezogen und auf’s nächste Level gehoben? Falls nicht, empfehlen wir Euch wärmstens unseren ersten Teil des Interviews mit Eva Stock. Wir haben über die Herausforderungen und Möglichkeiten von Remote Recruiting gesprochen.

Und wenn Ihr schon richtige Stars im Remote Recruiting seid, lasst uns heute gemeinsam den nächsten Schritt gehen: das Remote Onboarding.

Wie kann man neue Kolleg:innen erfolgreich ins Team integrieren, wenn man sich nicht face-to-face trifft? In diesem Artikel geben wir Euch einen Einblick in die Best Practices von Eva bei comspace und zeigen Euch, wie Ihr Eure neuen Mitarbeiter:innen auch über digitale Wege herzlich willkommen heißen könnt. Let’s do this!

Don’t you forget about Pre-Onboarding 

Laura:
Auf jeden Fall unabdingbar für eine gute Candidate Experience, aber vielleicht durch den fehlenden physischen Austausch noch relevanter: Was sollte ich beim Pre-Onboarding, zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag, auf jeden Fall tun? 

Eva:
Auf jeden Fall sollte man alles Relevante abklären vor dem ersten Arbeitstag. Ich habe schon mitbekommen, dass Menschen am ersten Arbeitstag weder wussten, wann ihr Tag beginnt, noch gab es einen Laptop oder Arbeitsmaterial.  
Ich finde, ein erster Arbeitstag ist ohnehin schon so aufregend, dass man durch eine gute Kommunikation vorab viel Aufregung und Unsicherheit nehmen kann. Ich möchte doch als neue*r Mitarbeitende*r wissen, dass ich in guten Händen bin. Dass sich die Menschen im neuen Unternehmen um mich kümmern und ich nicht nur eine Nummer im Betriebsablauf bin. 
Kleine sinnvolle Give-aways, handgeschriebene Postkärtchen etc. sind natürlich vorab auch gerne gesehen. Aber den persönlichen Kontakt und das “auf dem Laufenden halten” schlägt nichts, finde ich. Und da sind der Fantasie eigentlich keine Grenzen gesetzt – das ist doch eine tolle Aufgabe, sich da nette Überraschungen auszudenken. Und für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance!

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Wie sollte Onboarding remote ablaufen? 

L: Nun zu meinem Lieblingsthema: Onboarding. Ich finde es so wichtig, in dieser “verletzlichen” ersten Phase, die neuen Kolleg*innen an die Hand zu nehmen und ihnen in Ruhe alles zu zeigen. Genau das mit dem An-die-Hand-Nehmen ist aber buchstäblich nicht möglich, wenn man an zwei verschiedenen Orten sitzt. Wie lässt sich der Welcome Day und die darauf folgende Onboarding-Phase in Home Office und Co. gestalten?

Mal schnell die IT zur Hilfe rufen – ist nicht. Wie bereite ich die technische Ausstattung für’s Home Office so vor, dass alles reibungslos funktioniert? Und wie lasse ich sie den neuen Kolleg:innen zukommen? Was ist sonst noch wichtig und wertschätzend, damit die Zeit im Home Office – vielleicht sogar allein zu Hause – angenehm wird?

E: Bei comspace bekommt man als neue*r Kolleg*in sein konfiguriertes Wunsch-Setup nach Hause geschickt oder im Büro aufgebaut. Je nachdem, wo der erste Arbeitstag stattfindet. Wir haben dazu ein Google Forms erschaffen, auf dem man sich das alles zusammenklicken kann. Meine Kolleg*innen Michèle und Marco aus der IT kümmern sich dann darum, dass alles da ist und läuft. Meine Kolleginnen aus dem Community Management und People & Culture-Team kümmern sich darum, dass es entweder einen hübsch dekorierten Arbeitsplatz im Büro gibt oder ein hübsches Paket mit kleinen Goodies nach Hause geliefert wird. Und zwar vor dem ersten Arbeitstag. Auch hier gilt: Für den ersten Eindruck gibt’s keine zweite Chance. 
 
Mein People-Team baut dann gemeinsam mit dem Fachbereich ein umfassendes Onboarding-Board (bei uns über Trello) auf und stellt Termine mit allen Support-Teams und weiteren Personen außerhalb des eigenen Teams ein – damit man sich als neue*r Kolleg*in auch ein Bild über den Team-Tellerrand hinaus machen kann. Außerdem gibt es einen Onboarding-Buddy für jede*n neuen Kolleg*in. Das ist auch meist eine Person aus einem anderen Team als dem eigenen. So sind die ersten Wochen hoffentlich so angenehm wie möglich und man bekommt ein breites Bild über das Unternehmen. Viel passiert dann aber mit den direkten Kolleg*innen und in den jeweiligen Teams, die sich auch immer sehr bemühen. 
 
Man sollte es aber auch nicht übertreiben mit zu vielen Terminen, um den Neuankömmlingen auch mal Luft zum Atmen und reflektieren zu lassen. Außerdem sollte jeder seine virtuelle Arbeitsumgebung in Ruhe einrichten können. Und da hat jede*r so seine Vorlieben, gerade bei den Entwickler*innen gibt es da immer auch mal was Spezielles. 
 
Ich finde einen guten Probezeitprozess wichtiger als zu viel “Chichi und Klimbim” beim Onboarding. Möglichst früh in regelmäßige Gespräche zu kommen um zu fragen, wie es läuft und gefällt. Dabei spielen bei uns Teamleitende sowie das People & Culture-Team eine wichtige Rolle. Ein bisschen Konfetti und Zuckerstreusel müssen natürlich auch auf einen tollen Onboarding-Prozess. Aber am Ende geht’s ja drum: Können sich beide Seiten die Zusammenarbeit auch in Zukunft gut vorstellen und ist die Realität so wie im Bewerbungsgespräch “verkauft”?

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L: Wie kann ich den/die neue Kolleg:in im Team integrieren, ankommen lassen, alle auf persönlicher Ebene näher bringen? Wie kann ich den Ratsch an der Kaffeemaschine oder beim Lunch ersetzen? Dort lernt man auch komplett andere Kolleg:innen und Teams kennen, ein gutes Netzwerk im Unternehmen ist nie verkehrt. Wie kann ich mein neues Teammitglied mit Leuten vernetzen, mit denen wir vielleicht garnicht direkt zusammenarbeiten? 

E: Tja, das mit der berühmten “Kaffeeküche” – das muss ich halt künstlich erzeugen in einem remote Setting. Es gibt ja mittlerweile einige Tools am Markt, die dich zufällig zu einem Kaffeedate vernetzen. Wir haben im Slack eine “Kaffeeküche” als Channel eingerichtet. Mein Geschäftsleitungs-Kollege Johannes postet dort jeden Morgen ein Bild von seinem Ausblick aus dem Büro (der Ausblick ist wirklich toll!) und sonst wird in diesem Channel auch fleißig gehuddelt. Manchmal wird dann geredet und manchmal ist es einfach nur ein Raum, der leise ist bis auf das Geklackere von Tasten und in dem dann einfach vor sich hingearbeitet wird. Den Raum kann jede*r öffnen und betreten und es gibt keine festen Regeln.

Zudem haben wir einmal die Woche einvirtuelles Meeting aus der Geschäftsleitung heraus, zu dem alle eingeladen sind und unser internes Barcamp, das vorhin bereits erwähnte “Open Space“ wo wir alle 2-3 Monate meist virtuell zusammenkommen, um uns auch mal zu Themen abseits des Arbeitsalltags auszutauschen.

Der Austausch ist und bleibt aber ein Problemkind am virtuellen Arbeiten. Viele vergessen, dass es neben synchronen Dingen wie Videocalls und Anrufen auch asynchrone Kommunikationsmöglichkeiten gibt. Mit einer Sprachnachricht oder einem kleinen aufgenommenen Video kann ich bspw. auch Wissen teilen oder Themen vermitteln. Ich muss nicht alle immer synchron zuballern mit Themen. Das ist so der Reflex – gerade als Führungskraft – wenn man alleine sitzt und denkt: Früher war aber mehr Kommunikation! Aber die Frage ist: Ist mehr immer gleich besser? Ich wäre da vorsichtig…

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Eva, nochmal vielen lieben Dank für deine Zeit und deine wertvollen Impulse! Und Ihr, liebe Blog-Leser:innen, seid hoffentlich genauso geflasht wie ich und habt Euch viele To Dos aus unserem Interview mit Eva mitgenommen. Lasst uns gerne wissen, welches Thema Ihr zuerst in Euren Recruiting-Prozess integrieren wollt oder nach Teil I schon umgesetzt habt!

Wenn die Liste dann abgehakt ist, würde ich vorschlagen, macht ihr weiter bei Evas Blog HR ist not a Crime. Da schreibt sie über ihre Erfahrungen mit Remote Work, vor allem Remote Führen. Und noch so vielen wichtigen Themen mehr, die die HR-Welt ein groooßes Stück besser machen!