Recruiting vs. Fachbereich? Schluss damit! Zeit für Teamwork. Denn gute Zusammenarbeit im Recruiting bringt euch gemeinsam zum Erfolg!
Das ewige Missverständnis: Wer kämpft da eigentlich gegeneinander?
Vielleicht kennst du das auch: Du hast ein Gespräch mit einem Hiring Manager. Die Stelle ist seit Monaten vakant. Die Erwartungen sind… sagen wir sportlich. Du versuchst zu erklären, warum sich nicht jeden Tag zehn Top-Kandidat:innen bewerben. Und dann kommt der Satz: „Aber das ist doch dein Job!“
Oder ihr bekommt einige gute Bewerbungen. Die Rückmeldung auf das Profil? Dauert. Und das Feedback nach dem Interview? „Gefühlt passt’s nicht.“ Aaaargh…
Kommt dir bekannt vor? Dann wird’s Zeit für einen ehrlichen Blick auf die Zusammenarbeit im Recruiting. Spoiler: Sie kann richtig Spaß machen! Wenn man sie ernst nimmt. Wenn man den Fachbereich nicht als Auftraggeber, sondern als Partner sieht. Und sich selbst als Sparringspartner statt als Lebenslauf-Zulieferer.
Für alle, die Recruiting nicht einfach nur „abarbeiten“, sondern aktiv gestalten wollen ist dieser Artikel.
Vom Dienstleister zum Sparringspartner
Hand aufs Herz: Verstehst du dich als Dienstleister oder als Sparringspartner?
Klar, Service gehört dazu. Aber eben nicht als Befehlsempfänger. Wir im Recruiting haben echten Impact. Jede gelungene Besetzung ist ein Stück Zukunft fürs Unternehmen. Recruiting ist kein Extra, es ist Unternehmensentwicklung. Punkt.
Deshalb unser Mindset: Recruiting Business Partner statt Lebenslauf-Verteiler. Wir challengen, beraten, machen sichtbar – und holen die Hiring Manager genau da ab, wo sie stehen. Ob alter Hase oder Rookie im Interviewgame: Unser Job ist es, mit ihnen gemeinsam besser zu werden.
Mindset kommt vor Maßnahme
Recruiting ist für viele Hiring Manager kein Lieblingsthema – sondern ein zusätzlicher To-do-Punkt im eh schon vollen Kalender. Umso wichtiger ist unsere Haltung: Wir gestalten den Prozess so angenehm wie möglich.
Denn Zusammenarbeit klappt nur, wenn beide Seiten sich ernst genommen fühlen.
Alle sprechen von der Candidate Experience. Lasst uns über die Hiring Manager Experience sprechen. Deshalb fragen wir zuerst: Wo stehst du gerade, lieber Hiring Manager? Was kannst du schon gut – wo brauchst du Support? Manche brauchen ein Briefing, andere Schulung oder Sparring.
Echte Zusammenarbeit beginnt nicht beim Jobprofil, sondern beim gegenseitigen Verständnis.
Anforderungsanalyse
Der Prozess beginnt nicht mit dem Jobprofil, sondern mit dem Warum. Warum wird diese Stelle gebraucht? Was soll sie verändern? Welche Probleme löst sie?
Klingt banal, ist aber oft der Unterschied zwischen Erfolg und Enttäuschung. Wer das „Warum“ kennt, kann gezielt rekrutieren – und weiß auch, wo es Sinn macht, Anforderungen zu challengen.
Unsere Tipps:
- Checklisten, Templates, aber auch: Diskussionen auf Augenhöhe
- Zahlen, Daten, Fakten (Statista, Trendence, eigene KPIs – oder die kostenlose Machbarkeitsanalyse von Die Grüne 3 😉)
- Softskills nicht nur abfragen, sondern hinterfragen
- Das Gehalts-Zahnrädchen-Modell („Weniger Gehalt = weniger Skills“ – anschaulich und wirksam!)
Screening zum Zeit sparen
Recruiting darf kein zusätzlicher Stressfaktor für Fachbereiche sein. Im Gegenteil: Wir entlasten. Wir nehmen ab. Wir sorgen für Speed – ohne Qualitätseinbußen.
Wie? Mit:
- Klaren Feedback-Schleifen (inkl. Zeitrahmen und Feedback-Qualität)
- Gemeinsamen Auswahlkriterien (Must-haves vs. Nice-to-haves)
- ATS-Schulungen für Unsichere
- Netzwerkpflege: Jobshadowing, Lunch & Learn, echtes Verständnis für das Team
Ein wichtiger Faktor: Je besser du deinen Hiring Manager kennst, desto besser kannst du einschätzen, was er braucht. Es geht also auch aus Erfolgsgründen nichts über eine gute Beziehung zwischen euch beiden.
Kennenlerngespräche in gut
„Der war ganz nett, aber irgendwie…“ – Das reicht uns nicht mehr! Ziel muss es sein, im Gespräch konkret herauszufinden, ob der Mensch vor uns den Job kann – und will.
Deshalb:
- Vorbereitung ist Pflicht, nicht Kür – auch für Hiring Manager!
- Wer pitcht die Stelle? Genau: der Fachbereich. Und das darf gerne geübt werden.
- Wir unterscheiden zwischen Kandidat (Sourcing) und Bewerber (Inbound). Unterschiedliches Framing, unterschiedliche Gesprächsführung.
- Candidate Experience ist King. Auch bei Absagen.
Und: Notizen machen! Ja, wirklich. Die helfen nicht nur beim Gespräch, sondern auch bei der späteren Reflexion.
Recruiting-Highlight: Einstellung
Die Gespräche sind geführt, die Menschen kennengelernt. Yeah, wir dürfen nun einstellen! Doch bevor es Richtung Vertragsangebot geht, stellen wir uns (gemeinsam mit dem Hiring Manager) drei ultimative Fragen:
- Kann die Person den Job fachlich ausführen?
- Passt sie zur Unternehmenskultur und zur Abteilung?
- Passen wir auch zu ihrem Leben?
Und: Muss der neue Kollege wirklich so ticken wie du? Viele stellen sich gern selbst nochmal ein – doch echte Teamstärke entsteht durch Vielfalt und Unterschiedlichkeit.
Diversity ist kein Buzzword, sondern kann ein Erfolgsfaktor sein.
Und ja – es darf auch mal jemand schlauer sein. Führung heißt nicht, alles besser zu wissen, sondern ein Team stark zu machen.
Wenn dann alles passt? Feiern wir – gemeinsam!
Preboarding: Zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag
Stell dir vor, jemand sagt „Ja“ zu dir – und du ghostest ihn drei Monate lang. Genau das passiert im Recruiting immer wieder.
Preboarding gehört immer noch zum Recruiting-Prozess – für dich und den Hiring Manager.
Ab Vertragsunterschrift ist die Person Teil des Teams. Und das soll sie auch wissen:
- Einladung zur Weihnachtsfeier? Klar!
- WhatsApp-Update aus dem Team? Gerne!
- Welcome-Mails, kleine Geschenke, erste Kontakte: So entsteht Bindung, bevor der erste Arbeitstag startet.
Das ist nicht nur nett, sondern Business-Sense. Wer sich willkommen fühlt, kündigt nicht nochmal um 5 vor 12. Im kompletten Recruiting-Prozess steckt so viel Arbeit. Da wär’s doch schade, wenn das Recruiting doch nicht erfolgreich ist, nur weil wir nicht konsequent zu Ende gedacht haben.
Lessons Learned: Ohne Reflexion kein Fortschritt
Die anfangs erwähnte Mindset-Arbeit ist keine Einbahnstraße. Lasst uns Recruiting zum Lernprozess machen – für uns und für den Fachbereich.
Darum: Nachbereitung bitte nicht vergessen!
- Was hat gut funktioniert?
- Was lief holprig?
- Welche Learnings nehmen wir mit?
- Stimmen die Notizen mit dem tatsächlichen Onboarding-Erlebnis überein?
Und vielleicht sogar: mit dem „Lieblings-Hiring-Manager“ auf Roadshow gehen. Teilt eure Best Practices mit den anderen Fachbereichen.
Und dann? Loben nicht vergessen!
In Bayern gibt es das Sprichwort: „Ned gschimpft is scho globt gnua“. Das müssen wir dir jetzt aber gar nicht übersetzen, denn das vergisst du lieber ganz schnell wieder!
Ein gut vorbereiteter Interviewpartner? Schnelles Feedback? Eine richtig gute Candidate Experience? Sag’s laut! Sag’s dem Hiring Manager, mal persönlich, mal per Mail, mal mit einer kleinen Geste. Es wirkt Wunder und es baut Vertrauen.
Team Recruiting ist die Zukunft
Wir glauben nicht an Gegeneinander. Wir glauben an Teamarbeit für den Impact, den gutes Recruiting auf Unternehmen hat.
Wenn wir es schaffen, Fachbereich und Recruiting an einen Tisch zu bringen – nicht nur operativ, sondern auch auf Augenhöhe – dann wird aus Recruiting echte Zusammenarbeit!