Effektiv arbeiten und produktiv sein – häufig eher Wunsch als Realität? Meetings ohne klare Agenda, endlose Benachrichtigungen, die ständige Jagd nach der nächsten Deadline: all das schreit oft nach Stress und unnötigen Druck. Äußere Einflüsse können wir oft nicht ändern, aber die Art und Weise, wie wir arbeiten, liegt in unserer Hand. In diesem Beitrag zeigen wir dir bewährte Arbeitsmethoden und Hacks, mit denen du deine Produktivität steigern kannst, ohne dabei den Kopf zu verlieren.
Die richtige Arbeitsmethodik finden: Von Deep Work bis zur 2-Minuten-Regel
Effizientes Arbeiten beginnt mit der Wahl der richtigen Methodik. Dabei geht es nicht nur darum, die anstehenden Aufgaben abzuarbeiten, sondern sie mit System anzugehen. Hier sind zwei unserer beliebtesten und bewährten Techniken:
1. Getting Things Done Methode: Das clevere System für einen freien Kopf
Kennst du das Gefühl, wenn dir tausend To-dos durch den Kopf schwirren und du gar nicht weißt, womit du anfangen sollst? Die Getting Things Done Methode (GTD) von David Allen hilft dir dabei, alle Aufgaben und Gedanken aus dem Kopf zu bekommen und strukturiert zu erfassen. Der Fokus liegt darauf, alles was in deine Inbox flattert, an deinen Schreibtisch kommt oder To-Dos die sich aus Meetings & Co. ergeben zu sammeln und systematisch zu sortieren. Die GTD-Methode verfolgt den Ansatz, dass die Aufgaben erfasst und strukturiert sind und wir uns somit gedanklich nicht mehr damit beschäftigen müssen. Wir somit den Kopf frei haben, um produktiv und effizient arbeiten zu können.
Allein für die GTD-Methode könnten wir einen eigenen Blogartikel schreiben. Doch kurz gesagt geht es um folgende Schritte:
- Finde einen Ort, wo du alle deine To-Dos sammelst,
- die du dann strukturierst und priorisierst und
- dann abarbeitest.
Ja, das Aufsetzen der GTD-Methode ist erst Mal mit einem Zeitaufwand verbunden. Aber wenn du es einmal aufgesetzt hast, bringt es dir einen riesen Nutzen. Versprochen!
Bei Die Grüne 3 verwenden wir mehrere Sammelstellen, da wir mehrere Systeme verwenden und das einfach nicht praktikabel für uns ist. Somit haben wir neben unseren gängigen Inbox Systemen wie Outlook, LinkedIn und unserem Candidat-Relationship-Managemen-Tool Zenkit die App Microsoft To-Do als zentrale Sammelstelle eingeführt.
Und wie wir unsere Aufgaben in Microsoft To-Do sammeln und strukturieren zeigen wir dir hier.
In To-Do kannst du mehrere Listen und die Listen wiederum in Gruppen anlegen. Außerdem ist es möglich, dass du auch gemeinsam mit Kolleg:innen an Listen arbeitest. Wir haben folgende Reihenfolge gefunden, die für uns Sinn machen:
1. Die Inbox – Liste
Hier landen alle Aufgaben, die du zwischendurch in Meetings, in Gesprächen oder per E-Mail erhältst. Diese Liste solltest du täglich durchsehen und die Einträge in thematische Listen verschieben. Wir haben hier aus der GTD-Methode einen einfachen, aber simplen Trick gelernt: Die 2-Minuten-Regel. Alles, was du in zwei Minuten erledigen kannst, machst du sofort. Der Rest wandert weiter.
2. Nächste Schritte-Liste
Für Aufgaben, die du nicht sofort erledigen kannst, aber bald angehen möchtest. So hast du einen Überblick, was als nächstes ansteht.
3. „Eines Tages“-Liste
Für Zukunftsideen, die du vielleicht irgendwann umsetzen möchtest, aber gerade keine Priorität haben.
4. Warten auf-Liste
Für alles, wo du auf Rückmeldungen von Kolleg:innen oder Externen wartest. So vergisst du nichts, hast deinen Kopf frei und kannst nachhaken, wenn es nötig ist.
5. Gemeinsame To-do-Listen
Wenn du regelmäßig mit anderen zusammenarbeitest, erstelle gemeinsame Listen für Besprechungen oder Projekte. So habt ihr alle den gleichen Überblick und könnt Aufgaben gemeinsam abhaken. Eignet sich auch hervorragend als Agenda für einfache und regelmäßige 1:1 Gespräche.
2. Deep Work: Fokussiert ohne Ablenkungen arbeiten
Fokussiertes Arbeiten ohne Unterbrechungen ist oft der wahre Luxus. Mit der Deep Work-Technik kannst du diesen Luxus jedoch gezielt in deinen Arbeitsalltag integrieren. Blocke dir 20- bis 90-minütige Zeiträume, in denen du dich ausschließlich auf eine Aufgabe konzentrierst – ohne E-Mails, Anrufe oder andere Ablenkungen. Tools wie die App „Forest“ oder die Fokuseinstellungen deiner Apple-Produkte helfen dir dabei, während dieser Zeit konzentriert zu bleiben und nicht vom Handy abgelenkt zu werden.
Ordnung und Struktur in den Arbeitsalltag bringen
Neben den richtigen Arbeitsmethoden spielt auch die Struktur eine entscheidende Rolle. Hier ein paar Tipps, um deinen Arbeitsalltag zu organisieren und effektiver zu gestalten.
1. Wochenplanung am Freitag oder Montag
Es gibt kaum etwas Befriedigenderes, als die Woche bereits klar strukturiert zu starten. Nimm dir am Freitagnachmittag oder Montagvormittag Zeit, um deine Woche zu planen. Stelle dir dabei folgende Fragen:
- Können die Termine so stattfinden oder fehlen Informationen?
- Hast du genügend Pufferzeiten zwischen den Terminen?
- Sind Mittagspausen eingeplant?
- Sind die Meetingzeiten realistisch?
- Wie lassen sich längere Arbeitsphasen für Fokusaufgaben einrichten?
So vermeidest du Stress und kannst deine Woche produktiver und entspannter angehen.
2. Benachrichtigungen ausschalten
Eine der größten Zeitfresser und Produktivitätskiller sind ständige Benachrichtigungen auf deinem Smartphone oder PC. Gerade bei Deep-Work-Phasen solltest du rigoros alle Benachrichtigungen ausschalten. Microsoft Teams, E-Mails und Handy-Benachrichtigungen sind in diesen Momenten tabu. Schalte das Handy im Zweifel ganz aus – du wirst merken, wie viel fokussierter du bist.
3. Keine Meetings ohne klare Agenda
Meetings können die größten Zeitfresser sein – oder sie bringen dich richtig weiter. Der Unterschied liegt in der Vorbereitung. Sorge dafür, dass jedes Meeting eine klare Agenda und ein definiertes Ziel hat. Prüfe vorab die Verfügbarkeit der Teilnehmenden und stelle sicher, dass wirklich alle relevanten Informationen vorliegen. Am Ende des Meetings sollten alle To-dos klar verteilt und die nächsten Schritte definiert sein.
Produktivitätshacks für den Arbeitsalltag
Neben Methoden und Struktur gibt es eine Reihe von kleinen, aber effektiven Hacks, die dir dabei helfen, deinen Arbeitsalltag besser zu managen.
1. Wiederkehrende Aufgaben festhalten
Setze dir für wiederkehrende Aufgaben wie monatliche Status Reportings einen Blocker im Kalender. So vergisst du nichts und hast wiederkehrende Tätigkeiten gut im Griff.
2. Outlook richtig nutzen: E-Mails effizient organisieren
Es ist Zeitverschwendung, jede E-Mail in einen separaten Ordner zu sortieren. Verwende stattdessen einen einzigen Archiv-Ordner und nutze die Suche. Tipp: In der mobilen App kannst du E-Mails durch Wischen entweder archivieren oder löschen – schnell und effizient!
3. Einheitliche Dateibenennung und Archivordner
Verwende auf deinem Sharepoint oder in anderen Dokumentensystemen eine einheitliche Nomenklatur für Dateinamen. Wir haben für uns folgendes gewählt: Jahr_Monat_Kategorie_Beschreibung. Das spart Zeit und vermeidet Verwirrung bei der Suche nach Dokumenten. Und kennt ihr nicht auch die Datei mit den Endungen final.xls, final_endgültig.xls., final_endgültig_jetztaberwirklich.xls. Erstellt einen Archivordner und packt dort alles rein, was nicht aktuell ist. Damit verschwendet ihr keine Zeit mehr die aktuelle Datei zu finden.
Kalender und Wikis: Der unterschätzte Helfer im Arbeitsalltag
Dein Kalender und deine Wissensdatenbank sind wertvolle Tools, um den Überblick zu behalten und produktiv zu bleiben.
1. Kalenderpflege nicht vergessen
Plane Anfang des Jahres deinen Urlaub, Feiertage und Brückentage in den Kalender ein. Das sorgt für Klarheit und gibt dir und deinen Kolleg:innen einen besseren Überblick über deine Arbeitszeiten und du erhältst keine Termine, die du dann wieder verschieben musst. Arbeitet ihr flexibel ist es ebenso sinnvoll deine Arbeitszeiten im Kalender einzutragen, so wissen die Kolleg:innen wann du erreichbar bist und wann sie dir Termine einstellen können.
2. Wikis nutzen
Verwende Wikis in Microsoft Teams oder anderen Plattformen, um Anleitungen, Links und Wissen zu speichern. So hast du immer schnellen Zugriff auf wichtige Informationen und musst nicht lange suchen.
Produktivität und Effizienz – eine Frage der richtigen Methode
Effektiv zu arbeiten bedeutet nicht, einfach nur schneller zu sein, sondern klüger zu arbeiten. Mit den richtigen Arbeitsmethoden, Tools und Hacks kannst du deinen Arbeitsalltag effizienter gestalten und gleichzeitig den Stresspegel senken. Die Kunst liegt darin, eine Methode zu finden, die zu dir passt und sie konsequent anzuwenden.
Auf die Ordnung, fertig, los! Probiere eine der vorgestellten Methoden aus, schalte die Benachrichtigungen aus und plane deine Woche strukturiert – deine Produktivität wird es dir danken!